نظام مفتاح الأعمال

الحسابات العامة

يعتبر برنامج الحسابات العامة GLواحدا من أهم برامج نظام مفتاح الأعمال(أحد منتجات شركة النظم الدولية بالقاهرة وشركة بوتقه الحلول بالمملكة العربية السعودية) حيث أنة يتولي كافة مهام المحاسبة المالية ومحاسبة التكاليف بكافة أنواع الشركات سواء الشركات التجارية أو الصناعية وكذا الشركات الخدمية بداية من عمليات تسجيل القيود المحاسبية بكافة أنواعها ومرورا بالموازنات التقديرية والمقارنات السنوية للوصول إلي نتائج الأعمال النهائية بما فيها الميزانيات والقوائم المالية المختلفة حسب طبيعة النشاط.

الخزائن والبنوك

نظرا للتطور الحالي في كافة قطاعات الأعمال وتعقد وسائل الدفع يوما بعد يوم تظهر الحاجة لبرنامج مستقل يقوم بعمليات المتابعة المحترفة لإدارة الأموال سواء أكانت مدفوعات أو مقبوضات أيا كانت نقدية أو عن طريق البنوك بوسائله المتعددة، لذا يعتبر هذا البرنامج واحدا من أدوات الاحتراف والرقابة المطلوبة لكافة أنواع الشركات أيا كانت طبيعة نشاطها.

الأصول الثابتة والإهلاكات

في تلك الشركات التي تمتلك كما كبيرا من الأصولAS تزداد فيها مشاكل متابعة تلك الأصول من زاوية احتساب أقساط الإهلاك بدقة وبخاصة عندما يتطلب الأمر احتساب شهري للأقساط ويزداد الأمر تعقيدا عند الرغبة في توزيع هذه الأقساط علي مراكز التكلفة المختلفة أو وحدات النشاط المتعددة داخل الشركة وكذا يصعب متابعة مواقع تلك الأصول كلما ازدادت أعدادها وانتقالها بين المواقع المختلفة، ومن هنا وبقدر أهمية وقيمة الأصول بالمنشأة يظهر أهمية برنامج خاص ومستقل يهتم بمهام إدارة الأصول وحماية ممتلكات المنشأة.

صيانة الأصول الثابتة

عندما يتعلق الأمر بكما كبيرا وذا قيمة من الأصول الثابتة من تلك الأنواع من الأصول التي تحتاج متابعة مستمرة ودقيقة لعمليات الصيانة الدورية بغرض الحفاظ علي تلك الأصول لتعمل بكفاءتها طيلة عمرها المحدد لها ،وهنا يهتم برنامج صيانة الأصول الثابتة بوضع ورسم خطط الصيانة المختلفة التي تلزم لكل أصل مع متابعة تنفيذ عمليات الصيانة في مواعيدها المحددة وكذا متابعة والرقابة علي المواد وقطع الغيار المستخدمة في عمليات الصيانة.

مراقبة المخزون

في تلك الشركات التجارية التي تقوم بعمليات البيع والشراء أو أيا من العمليات والأنشطة التي تحتاج إلي مواد ومستلزمات فإن واحدا من أهم العمليات والتحديات هي عمليات الرقابة علي المخزون SCويزداد الأمر كلما تشعبت الأصناف وتداخلت ففي العصر الحالي مطلوب مراقبة المخزون من الصنف بألوانه المختلفة ومقاساته المختلفة وفي حالات كثيرة نكون مطالبين أيضا أن نتابع الصنف بعبواته ووحداته المتعددة ويزداد الأمر تعقيدا عندما يتطلب الأمر متابعة تاريخ صلاحية هذه الأصناف ويحدث كل ذلك علي مستوي مخازن متعددة بداخل المنشأة، ولكن ومع استعمال برنامج مراقبة المخزون لن يعد أيا من تلك المراقبات أمر ذا صعوبة حيث أن البرنامج يتولى جميع تلك الأمور وأكثر منها بمنتهي السهولة واليسر، بل أن البرنامج يترابط ترابطا تاما ووثيقا مع كافة البرامج الأخرى في نظام مفتاح الأعمال التي تستلزم التعامل مع الأصناف سواء بالصرف أو الاستلام بداية من المبيعات، المشتريات، نقاط البيع، صيانة الأصول والإنتاج والتصنيع.

المبيعات وحسابات العملاء

من سمات هذا العصر المنافسة بل والمنافسة الشرسة ولم يعد التعامل مع العميل بذات السهولة واليسر التي كانت فيما مضي ويوما بعد يوم تزداد متطلبات واشتراطات العميل مما يزيد معه مهام إدارة المبيعات، وهنا يظهر أهمية نظام متخصص ومحترف يقوم بتلبية كافة طلبات ومهام التعامل مع العملاء بداية من إصدار عروض الأسعار ومرورا بكافة حركات وعمليات المبيعات علي كافة أنواعها وجوانبها وصولا إلي كم هائل من التقارير التي تخدم كافة مستويات إدارة المبيعات لمتابعة وتقييم أعمال المبيعات بشكل عام ومتابعة وتقييم كل عميل وكل مندوب مبيعات علي حدي.

المشتريات وحسابات الموردين

يهتم هذا البرنامج المتكامل مع منظومة مفتاح الأعمال بعملية متابعة ومراقبة المشتريات ولنا اعتقاد بأنه في الشركات التجارية أن نجاح عمليات الشراء يعني اللبنة الأولي لنجاح الشركة ككل ومن هنا كان اهتمامنا بهذا البرنامج ليكون الأداة التي تساعد في إنجاح الشركة ويقوم بالمتابعة والرقابة علي إدارة المشتريات بداية من إصدار أوامر الشراء للموردين مرورا بإثبات فواتير المشتريات بكافة أنواعها وإشكالها مع إتاحة تحميل تلك المشتريات ببعض المصروفات التي تم إنفاقها عليها ورفع المتوسط العام لكل صنف بنصيبه وما يخصه من تلك المصروفات ويصل البرنامج في ذروته لكم كبير من التقارير يفي بكافة الاحتياجات الإدارية والتشغيلية بكافة مستوياتها.

الاعتمادات المستندية

عرف القطاع التجاري نظام المدفوعات بموجب الاعتمادات المستندية منذ زمن بعيد، ولكن في هذا الزمن لم يكن الاعتماد علي هذه الوسيلة للدفع يمثل ما يمثله اليوم من قدر كبير سواء لدي المشتري أو لدي المورد فكليهما يري أن هذه هي أفضل الوسائل لدفع قيمة المشتريات، ويقوم البرنامج بالترابط مع أجزاء وبرامج منظومة مفتاح الأعمال الأخرى بكافة مهام إدارة الاعتمادات المستندية بداية من فتح وتسجيل الاعتماد متضمنا كافة الشروط المالية منها واللوجيستية وصولا إلي تصفية الاعتماد واحتساب تكلفة البضائع الواردة بموجب هذا الاعتماد وللوصول إلي ذلك يعمل البرنامج ككتلة واحدة مترابطة متماسكة مع كل من برنامج المشتريات، الخزائن والبنوك وكذلك برنامج المخازن.

التصنيع وأوامر التشغيل

أيما كان المنتج الذي تقوم الشركة بتصنيعه أو إنتاجه فإن عمليات الإنتاج تمر بمراحل طويلة ومعقدة تتداخل بعضها البعض وكثيرا مالا تصل المنشأة في نهاية الأمر لمستهدفاتها سواء المستهدفات الرقابية أو مستهدفات التسعير الدقيق للمنتج النهائي، ومن هنا سنجد أن كافة شركات الإنتاج والتصنيع يجب أن تقتني هذا البرنامج المدمج ضمن منظومة مفتاح الأعمال لمتابعة ومراقبة كافة عمليات الإنتاج والتصنيع بما فيها مراقبة مخرجات كل مرحلة بصورة مستقلة وصولا إلي مراقبة المنتجات في نهاية عملية الإنتاج ككل مع حصر دقيق لكافة المواد والمستلزمات التي استخدمت في تلك العملية الإنتاجية لتسهيل احتساب وحدة المنتج التام مع مقارنة لهذه النتائج الفعلية مع الجداول المعيارية للمنتج، ويترابط هذا البرنامج ترابطا وثيقا مع برنامج المخازن لتسهيل علمية صرف المواد الخام خلال مراحل الإنتاج ووصلا الي تخزين المنتجات في نهاية الأمر في مخازن المنشأة سواء أكانت منتجات تامة الصنع أو منتجات تحت التشغيل.

الموارد البشرية - شئون الموظفين

نعيش عصرا أصبح للشخص العادي أكثر من وثيقة يتعامل بها في حياته اليومية فهذه هي البطاقة الشخصية وهذا هو جواز السفر وهذه رخصة القيادة..... الخ عدد كبيرا من الوثائق تشترك جميعها في أنها تنتهي مدة صلاحيتها وأنها يلزم لها مبالغ محددة لتجديدها ويمثل هذا الأمر حملا كبيرا في متابعته، فما بالنا عندما يتعلق الأمر بمستندات ومعاملات طويلة وكثيرة ومتشعبة لكم كبير وعددا هائلا من الموظفين والعاملين داخل المنشأة ولا يتصور ونحن في عصر تكنولوجيا المعلومات أن تظل أيا من الشركات تجاهد في تنظيم إدارة شئون الموظفين بالوسائل اليدوية القديمة مع توفر مثل هذا البرنامج الذي يتولى نيابة عنك كافة المهام والمتابعات والمراقبات اللازمة لتسير أعمال شئون الموظفين بكل يسر وبساطة وبأعلى مستويات الإتقان الممكنة.

الموارد البشرية - المرتبات والأجور

منذ سنوات طويلة لم تعد تقتصر كلمة مرتبات وأجور علي ما يحصل عليه الموظف بصورة شهرية كمرتب ثابت بل امتد المعني ليشمل الكثير من المميزات والبدلات التي يحصل عليها الموظف لقاء عمله ويوما بعد يوم يتشعب ما يحصل عليه الموظف سواء شهريا أو في فترات دورية أو حتى مع نهاية خدمته وأيضا ما يستحق خصمه منه نظير اشتراكات كثيرة العدد متعددة المسميات، وهكذا لم تعد عمليات إدارة المرتبات والأجور من العمليات البسيطة وأصبح من الأهمية بمكان وجود وتوفر حلول متكاملة تضمن حماية حقوق هؤلاء الموظفين وفي نفس الوقت حماية حقوق المنشأة، وبناء عليه يهتم هذا البرنامج بمعالجة كافة العمليات اللازمة لحسابات مستحقات الموظفين بكافة أشكالها ومسمياتها بداية من تعيين الموظف في يومه الأول وصولا إلي حسابات نهاية الخدمة.

الموارد البشرية – تقييم الأداء

إن عمليات تقييم إداء الموظفين باتت من ضمن المهام الأساسية لإدارة الموارد البشرية وتعتبر واحدة من الأدوات الهامة لدعم قرارات الإدارة العليا بصورة عامة حيال موظفيها ولذا يهتم هذا النظام بعمليات متابعة وتقييم إداء الموظفين بصور مختلفة ويسمح النظام بالتقييم الدوري أسبوعيا أو شهريا وحتي السنوي.

الموارد البشرية - أوامر السفر والإركاب

لإتمام وميكنة كافة مهام إداره الموارد البشرية بالشركة كان هذا النظام الفريد الذي يهتم بجميع العلميات والمعاملات الخاصة باوامر إركاب الموظفين سواء أكانت تلك الأوامر الإركابية الدورية التي يحصل عليها الموظف عند قيامة بالاجازة السنوية أو تلك الأوامر الإركابية الخاصة بالمأموريات والمهام الخاصة بالعمل ويسمح النظام بتوجية هذا الأوامر حسب تكلفتها لمراكز وحسابات التكلفة الخاصة بها كلا حسب ما صرف له.

للحصول علي هذه المنتجات يمكنكم زيارة موقع الشركة www.usystem.com

ويتكون هيكل ملكية كل من شركة النظم الدولية بجمهورية مصر العربية و شركة بوتقة الحلول بالمملكة العربية السعودية (د/ علاء سيدالاهل 70% - م/ اسامه بدر 10% - م/احمد حماد 10% - ا/ هشام زكي السعيد 10 % )

المراجع

ويكيبيديا، الموسوعة الحرة

التصانيف

أنظمة العمل