تتطلب السياسة الفعالة لتحصيل المستحقات نظاماً رسمياً يضمن تسديد الحسابات المستحقة، لأنّ عدم ملاحقة المدفوعات المتأخرة قد يعرقل التدفق النقدي ويضرّ بفرص نجاح شركتكم.
لإتاحة تدفّق المستحقّات بسلاسة تعمد شركات كثيرة إلى توجيه سلسلة من الرسائل والاتصالات الهاتفية لحفز عملائها على دفع المبالغ المترتّبة عليهم. غالباً ما تبدأ تلك الاتصالات بلهجة ودية ولا تلبث أن تصبح تدريجياً أكثر جدية وإصراراً لا سيّما حين تتأخّر المدفوعات عن تاريخ استحقاقها. كيفيّة تنظيم التحصيل هي مسألة شخصية فقد تفضّلون الاتصال بعملائكم على توجيه الرسائل الخطّية لهم مثلاً ولكن المهمّ هو وضع نظام محدّد لتحصيل المستحقّات. على هذا الصعيد يمكنكم اعتماد الخطوات المبيّنة أدناه لتكوين نظامكم الخاص.
الخطوة الأولى: الاتصال هاتفياً للاستفسار عن رضا العميل
العملاء غير الراضين عن أدائكم هم الأكثر تأخراً في تسديد مستحقّاتهم لكم. وفي هذه الحالة تخوّلكم الاتصالات الوديّة الاستفسار عن أدائكم لتتأكدوا ممّا إذا كنتم قد لبّيتم حاجات عملائكم. اختتموا تلك الاتصالات بالقول إن الفاتورة ستصلهم قريباً وركّزوا على تاريخ استحقاقها.الوقت المناسب: بعد 3 أيام من تسليم منتجكم أو خدمتكم ولكن قبل تاريخ استحقاق الفاتورة.
الخطوة الثانية: التذكير الأوّل باستحقاق المبلغ
إنّه تذكير ودود بمرور تاريخ الاستحقاق. في هذه الحالة تفترضون أنّ العميل قد نسي الفاتورة أو أهملها أو فقدها وأنّه سيدفع قيمتها بعد حثّه على ذلك برفق. من الطرق المعتمدة، إعادة إرسال الفاتورة وختمها بعبارة "مستحقّة".
الخطوة الثالثة: التذكير الثاني باستحقاق المبلغ
المراجع
.almirkaz.com
التصانيف
إدارة