كيفية كتابة رسالة رسمية

1 – اختصر الرسالة واعتمد الإيجازكما الحال مع اللوحات التي لا يجب أن تحتوي على خطوط لا ضرورة لها ومع الآلات والأجهزة والتي لا يجب أن تضم قطع ليس لها عمل، الأمر ذاته ينطبق على رسالتك فلا يجب على الجمل أن تحتوي كلمات لا ضرورة لها ولا على الفقرات أن تضم جمل لا عمل لها.

لذا عليك ذكر الهدف والغرض من رسالتك بشكل مباشر في الفقرة الأولى وتأكد من ألا تنحرف وتنجر بعيدًا عن الموضوع، أي ابتعد عن الفقرات واللغة والأسلوب المنمق وعن العبارات والجمل الطويلة.هذا لا يعني أن تجعل كل جمل الرسالة قصيرة ولكن اعتمد على الإيجاز لأنه يعكس أسلوب قوي.

2 – استخدم لغة رسمية وابتعد عن العاميةأنت لا تتحدث إلى صديقك أو زميلك المقرب ولا إلى أحد من أفراد عائلتك… عليك أن تستخدم اللغة الرسمية اختر العبارات والجمل الأكثر رسمية وابتعد عن المصطلحات والأسلوب العامي وتأكد من تجنب العبارات الغامضة.

أيضًا عليك أن تستخدم كلمات أنيقة مهذبة حتى ولو كانت رسالتك هذه هي رسالة شكوى فإنها ما تزال رسالة رسمية ويمكن أن يساعدك في ذلك البحث عن أنماط مشابهة من الرسائل والبحث عن كلمات مرادفة أكثر قوة ورسمية عبر الإنترنت، وتأكد من أن تستخدمها في موضعها الصحيح بدون مبالغة.

3 – كتابة التاريخ … في الزاوية العلوية اليمنى من الرسالةفي بداية الرسالة تتم كتابة التاريخ وذلك بالتحديد في الجزء اليميني العلوي منها هذا بالنسبة للرسائل الورقية، أما بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني فيمكنك تخطي هذا الأمر على اعتبار أن الإيميل وبشكل تلقائي يعرض التاريخ.تجنب كتابة التاريخ بصيغة الأرقام أي مثل 2 \ 12 \ 2020، لأن بالنسبة للبعض هذا التاريخ يكون اليوم الثاني من شهر كانون الأول في عام 2020، بينما بالنسبة لآخرين يكون اليوم 12 من شهر شباط عام 2020، لذا ولتجنب هذا الاختلاف عليك كتابة التاريخ بذكر اسم الشهر بالكتابة أي 2 \ كانون الأول \ 2020، وبالطبع الأمر ذاته مع كتابة رقم السنة بالاعتماد على آخر رقمين فقط (لا تكتب التاريخ هكذا: 2 \ كانون الأول \ 20)

4 – معلومات المُرسل وعنوانهفي بداية الرسالة الرسمية وبعد ذكر التاريخ سنأتي إلى معلومات المرسل أي معلوماتك أنت، وتتم كتابتها في الجهة اليسرى العلوية من الرسالة.في البداية تكتب اسمك الكامل ومن ثم في السطر الذي يليه اسم الشركة الخاصة بك في حال كنت توجه الرسالة بشكل رسمي من الشركة، بعدها قم بذكر عنوانك وتتم كتابته بداية من المنقطة المحددة بعدها المدينة بعدها الدولة أي من الدائرة الصغيرة إلى الكبيرة وفي حال توفره قم بذكر الرمز البريدي، بعدها يأتي دور رقم هاتفك وعنوان البريد الإلكتروني الخاص بك.

ملاحظة في غاية الأهمية: من المهم أن يكون بريدك الإلكتروني باسمك وليس بأسماء غريبة مثل: “عصير الأحزان.com” “سعيد الظلام @yahoo.com” “برتقالة بأناقتي” “قلبي مشكلتي” وغيرها… وفي هذه الحالة سيتوجب عليك إنشاء حساب رسمي باسمك أو على أقل تقدير ألا تكتب البريد الإلكتروني أبدًا.

5 – معلومات المرسل إليه … الجهة التي تبعث بالرسالة إليهااترك سطر فارغ وبعدها وأيضًا في الجهة اليسرى من الرسالة سيتم ذكر معلومات المرسل إليه أي معلومات الشخص أو الجهة التي تقوم بإرسال الرسالة إليها.

بنفس الطريقة السابقة عليك في البداية كتابة اسم الشخص المستلم أو اسم الشركة في حال كانت الشركة بشكل عام، بعدها وفي حال كان المستلم شخص عليك ذكر شركته، فيما بعد العنوان وأيضًا ابدأ من الدائرة الصغيرة إلى الكبيرة واذكر رمز البريد.ليس عليك كتابة رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني الخاص به، هذه المعلومات يجب كتابتها فقط للشخص الذي يرسل الرسالة لتكون وسيلة تمكن المستلم من التواصل معك بشكل رسمي.

6 – ابدأ الرسالة الرسمية بالتحيةمعظم الرسائل الرسمية تبدأ بالتحية والتي تكون بشكل: “عزيزي \ عزيزتي” … ومن ثم اسم الشخص أو لقبه أو اسمه ولقبه أو عبارات مثل: السيد \ السيدة \ أستاذ \ مدام \ دكتور…ففي حال كنت تعرف مستلم الرسالة بشكل شخصي فيمكنك اعتماد اسمه الأول بعد كلمة “عزيزي” أما في حال كانت معرفتك به رسمية فيفضل اعتماد اسمه الثاني أو اسمه الأول والثاني معًا، أما بالنسبة لكتابة رسالة رسمية احترافية لشخص لا تعرفه بشكل شخصي فيفضل الاعتماد على العبارات: سيدي \ سيدتي…وتجنب ذكر عبارات غير رسمية مثل: “مرحبا” “تحياتي” “صباح الخير” “مساء الخير”… وغيرها، فهي عبارات تناسب الرسائل العادية بينك وبين أصدقائك.

7 – عنوان الرسالة الرسميةمن أهم الأجزاء التي لا يمكن الاستغناء عنها ويجب أن تتم كتابتها بطريقة وأسلوب معين، فمن خلال العنوان يجب أن يتمكن المستلم من فهم مضمون موضوع الرسالة مباشرة بدون أن يحتاج إلى البحث في النص ليفهم الغاية منها.

يفضل أن يتم ترك سطر فارغ ومن ثم كتابة العنوان في الوسط بحجم أكبر بقليل من حجم نص الرسالة، كما أنه يجب على العنوان أن يكون واضح مختصر ومفهوم ورسمي، مثلًا في حال كنت ترسل الرسالة بشأن فرع شركة معينة فليكن العنوان “فرع شركتنا…” إن كانت الغاية من الرسالة طلب يخص وظيفتك فاختر عنوان “وظيفتي…” أو “مكاني الوظيفي…” أي اختر العنوان على غرار ذلك.

8 – كتابة رسالة رسمية … اكتب المضمون … نص الرسالةبشكل عام يمكن تقسيم نص الرسالة الرسمية إلى 3 أجزاء رئيسية:الجزء الأول يكون بمثابة مقدمة للرسالة تضم السبب الذي دفعك لكتابة الرسالة أو المشكلة التي تواجهها أو الأمر الذي تود مناقشته، أما الجزء الثاني فيكون عبارة عن المضمون بشكل مباشر حيث يتم ذكر التفاصيل المحددة حول الموضوع والمعلومات التي يجب معرفتها.

أما عن الجزء الأخير فهو إنهاء للرسالة وعادةً يضم المقترحات التي تجدها مناسبة أو الأسئلة والاستفسارات التي لديك أو شكر لقراءة الرسالة والاهتمام بأمر موضوعها أو طلب رسمي وبأدب أن يتم الرد على رسالتك أو أن يتم ترتيب اجتماع لمناقشة موضوعها.خلال كتابتك للنص تأكد من أن يكون واضح وأن تكون الأفكار مباشرة ومختصرة، فيمكن أن تكون الرسالة عبارة عن فقرة واحدة وذلك في حال كانت تؤدي الغرض منها.

9 – اختم الرسالة بالتحيات أيضًاقبل تسجيل خروجك من الرسالة عليك إنهائها بالتحية، ومعظم العبارات التي تخص إنهاء الرسالة تكون عبارات محفوظة ولكن تختلف عن بعضها بدرجة الألفة والدفء، وعلاقتك مع المستلم.

فبالنسبة للرسائل التي تخص العمل والوظيف أو رسالة رسمية لا تعرف مستلمها بشكل شخصي فاعتمد عبارات مثل” مع خالص التقدير \ مع خالص الاحترام \ بفائق الاحترام….”في حال كنت تعرف المستلم بشكل رسمي فاعتمد عبارات مثل: مع أطيب التحيات \ تحياتي \ تفضلوا بقبول فائق احترامي \ شكرًا لمساعدتكم في هذا الشأن…” أما بالنسبة للأشخاص الذين تعرفهم بشكل شخصي فيمكنك الاعتماد على: “تحياتي الحارة \ أطيب التمنيات \ مع كل التقدير \ ابق بصحة جيدة \ مع الامتنان…”

10 – التوقيعبعد التحية يأتي توقيعك والذي يختلف حسب نوع الرسالة، ففي الرسائل الورقية عليك كتابة اسمك الصريح بشكل كامل، ومن ثم تقوم بالتوقيع بخط يدك، أما بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني فيكفي أن تقوم بكتابة اسمك في أسفل الرسالة فقط.بشكل عام معلومات الاتصال الخاصة بك موجودة في الأعلى ولكن في حال كانت هذه رسالة إلكترونية يمكنك ذكر بريدك في النهاية بعد اسمك وخاصة في حال كنت تنتظر رد عليها، لجعل الأمر أسهل على المستلم لمراسلتك.

11 – الحاشية PSالحاشية ويرمز لها بـ P.S وهي عبارة عن مرفقات لا تناسب أن يتم وضعها ضمن الرسالة فيمكن أن تكون معلومات إضافية أو بيانات معينة، أو بريد إلكتروني للموقع مثلًا في حال كان موضوع الرسالة حول الموقع وغيرها…

12 – اضبط الخطوط والألوان والتنسيقإلى جانب كل ذلك فإن تنسيق الرسالة بشكل عام جزء مهم لا يتجزأ عن قواعد كتابة رسالة رسمية أبدًا.عليك اختيار نمط خط واضح بحجم مناسب مع آخذ بعين الاعتبار تغيير الحجم وتكبيره في العناوين وغيرها، أيضًا اعتمد اللون الأسود أو لون مناسب آخر كالكحلي على سبيل المثال، أيضًا يجب ترك سطر بين كل جزء وأخرى من أجزاء الرسالة.

13 – قم بتصحيح الأخطاء … دقق رسالتكبعد الانتهاء من كتابة الرسائل بشكل عام من كتابة الرسالة الرسمية بشكل خاص ستنتقل إلى المرحلة الأهم وهي تصحيح الأخطاء الموجودة ضمنها، فمهما كانت العبارات رسمية والفقرات قوية ومجوزة إلا أن الأخطاء قادرة على إضعافها وتضيع جهودك فيها.

14 – طباعة الرسالة أو إرسالها ببريد إلكترونيالآن وبعد التأكد من كل شيء وتصحيح كل شيء سيكون عليك إرسالها، بطباعتها أو إرسالها بشكل إلكتروني.بالنسبة للطباعة لا بد من التأكد من تنسيق الطباعة وأن يتم ذلك بشكل صحيح وحتى تتجنب الأخطاء التي يمكن أن تحدث نتيجة اختلاف الإعدادات بين البرنامج في جهازك وبين تنسيق الطباعة عليك تحويل النص إلى ملف PDF فهو يحافظ على التنسيق ويضمن حماية الملف من أي تعديل.

أما عند إرسال البريد الإلكتروني فلا بد أن يكون حسابك باسمك الحقيقي وابتعد عن أسماء الغريبة… كما أنه من الضروري اختيار العنوان الصحيح.

كيفية كتابة رسالة رسمية